在招投标过程中，书面澄清函是一种非常重要的沟通工具。它通常是由投标人或招标人发起的，用于对招标文件中的某些条款或内容进行进一步的解释和说明。这种函件的目的是确保所有参与方对招标要求的理解一致，避免因误解而导致的后续纠纷。
当投标人收到招标文件后，如果发现文件中有不明确或者需要进一步确认的地方，可以通过书面澄清函向招标方提出疑问。同样地，招标人在收到投标人的文件后，如果发现某些信息不够清晰，也可以通过这种方式要求投标人提供更详细的解释。
撰写书面澄清函时，应当保持正式和专业的语气，并且尽量具体化问题所在的位置及具体内容。这样可以帮助对方更快地找到并回答你的问题。同时，在发送之前最好能够仔细检查一遍，确保没有遗漏任何关键点。
此外，需要注意的是，在整个招投标流程当中，任何形式的交流都必须以书面形式记录下来，并妥善保存作为日后可能需要用到的证据。这不仅有助于维护双方权益，也能有效防止不必要的争议发生。
总之，在招投标活动中合理有效地运用书面澄清函是非常必要的，它可以促进信息透明度提高，并为达成公平合理的交易奠定坚实基础。
